Organisation:Discord/Règles de séance: questions à un(e) invité(e)

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Entretien avec un(e) invité(e)

Pour toute réunion de préparation:

  1. Utilisation du canal vocal réunion à l’écrit pour tout échange concernant les réunions.
  2. 24h à l’avance, commencer par un tour de table explicatif.
  3. Un Animateur gère les tours de tables et les prises de paroles à la suite pour que les gens donnent leurs idées. Il ne prend pas parti et ne s'engage pas. Il est neutre. C'est un rassembleur. Il n'oriente pas la discussion sauf pour sortir d'une impasse, il écoute.
  4. Une personne prend les tickets, et gère le temps (peut être confié à l'Animateur).
  5. Le secrétaire de séance doit essentiellement se concentrer sur les propos, et la retranscription de ceux-ci.

Définition des questions et du cadre :

  1. 4 jours à l'avance, puis on vote la liste. [je ne suis pas sûre de comprendre ce que vous vouliez dire par "4j à l’avance on a les question, 24h de vote, et 48h avant le débat : liste de question a voter"]
    1. Proposition 1: en réunion avec tour de table, vote d’adhésion aux questions d'abord puis autre vote pour leur ordre de priorité (jicibi)
    2. Proposition 2: vote sur le discord 24h à l'avance, jamais en réunion, sinon le vote ne prend pas en compte ceux qui n'assistent pas à la réunion (Gremz, Frederic)
  2. Règles de séance envoyées à l'invité(e) avant l'entretien pour qu'il/elle en prenne connaissance.
  3. Liste des questions OU listes des thèmes envoyée à l'invité en avance [combien de jours ?]

Structure de l'entretien :

  1. Introduction et ordre du jour, structure de l'entretien, annoncer à l'invité(e) si l'émission sera enregistrée et l'informer du temps qu'il/elle aura pour répondre
  2. L'invité a 2mn pour se présenter (suggestion de DOMIBAZ)
  3. Phase 1: 30mn STRICT de questions: les questions sont votées par ordre de priorités avant l'entretien, afin que les plus urgentes soient posées en premier.
  4. Phase 2: 30mn de débat: ceux qui n'ont pas pu poser leurs questions peuvent prendre un ticket pour les poser à ce moment là. Ils auront 2mn par question (un signal sonore indiquera la fin du temps imparti).

Animateurs :

Les animateurs doivent changer d'une réunion à l'autre, pas de cumul de ce mandat là.

  • Animateur 1 (principalement pendant la Phase 1): pose le cadre et distribue la parole parmi ceux qui posent les questions: tour de table pour que tout le monde ait la parole.
  1. Si une question a été proposée par un(e) Socio qui n'assiste pas à la réunion:
    1. Option 1 : l’Animateur la pose à sa place,
    2. Option 2 : la personne qui a proposé la question peut donner sa procuration à l'avance à un autre membre présent à la réunion afin que l’Animateur ne soit pas impliqué.
  • Animateur 2 (principalement pendant la phase 2): gère le temps, prend les tickets lors du débat.
  1. Peut aussi réorienter le débat, couper la parole à l’invité. Etre un support par rapport à l'Animateur 1 (suggestion de jicibi). Dans ce cas:
    1. Annonce lors du début de la réunion que l'Animateur 2 aura ce rôle.
    2. Discussion entre animateur, en MP si possible, pour savoir quand intervenir.

Proposition d’entame de réunion:

L'animateur explique le déroulement et les règles de l'entretien à l'invité ET aux Discordos:

  1. - bienvenue
  2. - tutoiement? tout le monde se tutoie ici
  3. - explication des groupes de travail qui bossent depuis plusieurs jours sur 20 questions qu'on va lui poser avec un temps de réponse défini entre 3 et 5 mn
  4. - @untel Animateur 1, @unetelle Animateur 2, @machin secrétaire, @truc lien avec le salon textuel.
  5. - Réunion enregistrée
  6. - après le bonjour, micros coupés.
  7. - l'auteur de la question pose sa question s'il est là
  8. - questions libres avec ticket demandé en tapant @truc dans le salon textuel #reunion-support-vocal s'il reste du temps.
  9. - Donner la parole à l'invité au début avant les questions (5 à 10 mn max)
  10. - On refera ça avec Sophia pour essayer d'avoir des réponses plus précises

(jicibi, suite à celle avec Gérard le 15 Nov 2017)

Retour d'expérience des réunions passées : Animateurs

  • Exp 1: Harkal animateur ET gestion de ticket (cumul rôles Animateur 1 et Animateur 2)
  1. trop de rôles, pas en mesure de se concentrer sur l'écoute de la personne interrogée.
  • Exp 2:
  1. Animateur 1: Harkal
  2. Animateur 2: jicibi (prenait les tickets)
    1. Pendant la Phase 2: la distribution des tickets générait de la communication supplémentaire entre les Animateurs, ralentissait le processus (confusion, mélange). Difficile de suivre les changements sur*écran. Des tickets ont été oubliés par une participante (Amalia).
    2. Ce serait peut-être bien que quelqu'un ait pour rôle de les envoyer par MP (suggestion de Frederic).

Retour d'expérience des réunions passées : Participants

  1. Impression très positive du tour de table: même ceux qui d’habitude ne parlent pas avaient la parole (DOMIBAZ)
  2. Il faut étudier les types de votes, décrire la différence entre un QCM et un vote simple, et adresser la possibilité d’avoir différents types de votes. Pour les interviews, le vote de Condorcet est trop compliqué et long. (Frederic et Gremz) [je ne suis pas sûre de ce que tout cela signifie]. Frederic veut comprendre la géométrie entre les différents types de vote.
  3. Il faut revoir les lancements : pour Aude trop travaillé, et pour Gérard pas assez de présentation du mode d’échange au début de l'entretien. (Frederic)

Débat sur la modalité du vote des questions avant l'entretien (en réunion ou sur le Discord ?) :

  1. réunion préliminaire:
    1. Pas plus de 6 personnes à la fois sur le vocal (Frederic, Domibaz OK)
    2. voyageur : quelle est la raison de cette réunion ? réunion de quel type ?
    3. Oracle : réunion informelle afin de juste préparer une réunion plus tard.
  2. vote sur le Discord:
    1. Choix majoritaire : Si 6 choix, on met 6 chiffres de 1 a 6, sur un GForm (idéalement autre chose, voir avec Amel)
    2. Alternative: vote par ticket sur le Discord ouvert pendant 24h, vote d'au moins 6 personnes. (Oracle)
    3. 4 jours ça semble court pour voter les questions (jicibi)
    4. Consensus envisageable ? pas forcément un but pour jicibi et Gremz préfère le vote majoritaire (Condorcet).
    5. Frederic demande un tableau qui compare les différents types de vote: "vidéo des statistiques expliquées à mon chat, expliquant les 5 grands types de vote."
  3. envoi de la liste de questions:
    1. jicibi : Pourquoi les questions ont été envoyées alors que la moitié du groupe de travail était pour et l'autre contre et qu'on avait un d'accord quasi unanime sur ma proposition de n'envoyer que les thèmes?
    2. Gremz : ils les auront de toute façon
    3. Domibaz: il faut envoyer les questions, impersonnelles dès lors qu’elles sont validées pour tout le monde. Pour Frederic elles restent malgré tout personnelles et subjectives.

Terminologie et modalités des votes : (Gremz)

  1. Discord = ensemble des personne présentes, limité par un facteur temps
  2. Commission : personnes réunies entre elles et qui travaillent plutôt sur le long court mais pas forcément sur un thème
  3. Réunion : regroupement à un instant T, de gens qui se réunissent avec une certaine organisation (+24h à l’avance, etc...)
  4. Pouvoir de décision peut être conféré à un groupe (même 20 personnes) qui se donnent une idée commune et peuvent la réaliser.

Rappel des commissions existantes : (jicibi)

  1. statuts
  2. votes
  3. annonceurs – modérateurs
  4. visuel et organisation salons Discord